Otto-von-Guericke-Universität Magdeburg

 
 
 
 
 
 
 
 

4. Setzen von Filterregeln zur automatischen Verarbeitung von Mails

Inhalt:  Die Einstiegsseite - Abwesenheitsmeldung - Positiv- und Ausschlussliste - Spamfilter - Weiterleitungen - Individuelle Filterregeln - Reihenfolge ändern


 

Mit der Einführung des neuen Webmail-System wird auch das alte System zum Erzeugen von Regeln zur automatisierten Verarbeitung von Mails abgelöst. Wenn Sie zuvor mit dem alten System eine Filterregel erstellt haben und diese noch aktiv ist, beachten Sie bitte unbedingt die Hinweise für Umsteiger. Darüber hnaus steht eine Anleitung zur Übertragung der Filtterregeln bereit.

Die definierten Regeln sind nach ihrer Aktivierung unabhängig von der Nutzung von Webmail aktiv.

Zur Oberfläche zur Einrichtung von Regeln gelangen Sie über das Webmail Menü, indem Sie mit der Maus über den Eintrag "Webmail" fahren und dann auf den Eintrag "Filter" klicken.
filter_menu

 

Die Einstiegsseite zum Bearbeiten von Filterregeln

Wenn Sie den Bereich zum Bearbeiten von Filterregeln aufrufen, sehen Sie zunächst eine Einstiegsseite, auf welcher alle Regeln die in Ihrem Postfach hinterlegt sind (diese müssen nicht zwangsläufig aktiv sein) dargestellt werden.
filter_frontpage

Abhängig davon, ob und wie viele Regeln Sie vorbereitet oder aktiviert haben, werden diese im unteren Bereich der Liste angezeigt. Elemente mit einem Haken sind aktiv und Elemente mit einem Kreuz sind deaktiviert. Durch einen Klick auf das entsprechende Symbol wird der Status geändert (d.h. ein Klick auf den Haken deaktiviert eine Regel).

Die ersten 5 Elemente beschreiben Regeln, welche standardmäßig vorbereitet sind und nur noch konfiguriert und aktiviert werden müssen. Diese können auch nicht gelöscht sondern nur deaktiviert werden.

Im Menü links haben Sie zum einen Zugriff auf diese Elemente und auch die Möglichkeit das resultierende Filterskript im "Quellcode" zu sehen, indem Sie auf den Eintrag "Skript" klicken.

Abwesenheitsmeldung setzen

Achten Sie darauf, dass (unabhängig davon ob Sie die vorgegebene Regel zur SPAM-Verarbeitung oder eine eigene Regel erstellen) die SPAM Verarbeitung vor dem evtl. Senden einer Abweseneheitsmeldung ausgeführt wird und die Abarbeitung nach Ausführung der SPAM-Regel stopt. Verschieben Sie notfalls die SPAM-Regel an den Anfang des Filterskriptes, indem Sie mit der Maus über die Bezeichnung der Regel navigieren, bis sich der Mauszeiger in enien Vierfachpfeil ändert, und die Regel dann bei gedrückter linker Maustaste nach oben verschieben. Damit stellen Sie sicher, dass Sie keine automatischen Antworten auf SPAM-Nachrichten senden und somit Ihre Mailadresse gegenüber den SPAM-Sendern legitimieren.

Wenn Sie eine Abwesenheitsmeldung setzen wollen Klicken Sie auf den Eintrag "Abwesenheit". Es erscheint die folgende Oberfläche.
vacc_default

Zunächst müssen Sie den Zeitraum definieren, innerhalb welchen dem Absender einer für Sie bestimmten Nachricht eine Abwesenheitsnotiz übersendet werden soll. Anschließend geben Sie den Betreff der Abwesenheitsmail und den Inhalt an. Sie können innerhalb des Textes verschiedene Platzhalter verwenden. Eine genaue Auflistung dieser finden Sie, wenn Sie auf das Fragezeichen neben dem Eingabefeld des Textes (im Bildschirmfoto nicht dargestellt) klicken.

Im Bereich "Erweiterte Einstellungen" können Sie das Verhalten beim automatischen Versenden der Abwesenheitsmeldungen weiter steuern. Dort finden sich die folgenden Konfigurationsmöglichkeiten:
vacc_advanced

 

Im Feld "Meine E-Mail-Adressen" können Sie die Adressen angeben, auf denen eingehende Mails mit einer Abwesenheitsnachricht geantwortet wird. Wenn Sie bspw. mehrere Adress-Aliase in Ihrem Account besitzen, müssen Sie alle Aliase angeben, wenn immer eine Abwesenheitsmeldung erfolgen soll. Wird ein Alias nicht angegeben und Sie erhalten eine E-Mail an diese Alias-Adresse, wird dem Absender keine Abwesenheitsmitteilung übersendet.

Im zweiten Textfeld haben Sie die Möglichkeit, Absenderadressen zu definieren, auf welche keine Abwesenheitsmeldung gesendet wird.

Mit der Option "Anzahl der Tage zwischen den Abwesenheitsnachrichten" geben Sie an, wie viele Tage vergehen müssen, bis ein Absender, der bereits eine Abwesenheitsnotiz von Ihnen erhalten hat, wieder eine Abwesenheitsmeldung bekommt. Jeder Absender bekommt pro Tag max. eine Abwesenheitsmeldung von Ihnen, es sei denn Sie setzten den Wert auf 2 oder größer.

Wenn Sie die Abwesenheitsmeldung auch verwenden möchten, achten Sie darauf diese nach dem Speichern zu aktivieren (entweder auf das Kreuzsymbol in der Übersicht klicken oder auf die Schaltfläche Speichern und Aktivieren klicken).

Die Positiv- und Ausschlussliste

Mit der Positivliste können Sie Absender definieren, deren Mails immer in Ihrem Postfach landen auch wenn Sie in anderen Regeln dies ausschließen. Diese Liste hat nur geringe Bedeutung, da Filter meist so gesetzt werden, dass diese Absenderadressen nicht einbezogen sind.

In der Ausschlussliste definieren Sie Absenderadressen deren Mails Sie entweder löschen oder einem speziellen Ordner zugestellt bekommen möchten.
filter_blocklist

Im oberen Bereich haben Sie die Möglichkeit, festzulegen, was mit Nachrichten der unten aufgeführten Absender passieren soll. Sie können diese einfach löschen oder auch in einen Ordner verschieben lassen.
Im folgenden Textfeld geben Sie dann die Mailadressen an, für welche die oben genannte Aktion durchgeführt werden soll. Ein gezieltes Verschieben von Nachrichten unterschiedlicher Absender in unterschiedliche Ordner realisieren Sie nicht über die Ausschlussliste sondern mit speziell angelegen Regeln.

 Spamfilter

Achten Sie darauf, dass (unabhängig davon ob Sie die vorgegebene Regel zur SPAM-Verarbeitung oder eine eigene Regel erstellen) die SPAM Verarbeitung vor dem evtl. Senden einer Abweseneheitsmeldung ausgeführt wird und die Abarbeitung nach Ausführung der SPAM-Regel stopt. Verschieben Sie notfalls die SPAM-Regel an den Anfang des Filterskriptes, indem Sie mit der Maus über die Bezeichnung der Regel navigieren, bis sich der Mauszeiger in enien Vierfachpfeil ändert, und die Regel dann bei gedrückter linker Maustaste nach oben verschieben.

Alle eingehenden E-Mails werden durch eine zentrale Viren und Spam-Lösung serverseitig geprüft. Das Ergebnis der Prüfung wird in speziellen Kopfinformationen festgehalten. Sollte eine Nachricht mit mehr als 50% Wahrscheinlichkeit Spam sein, wird auch die Betreffzeile um einen entsprechenden Hinweis erweitert.

Mit dem Spamfilter in Webmail können nun die Kopfinformationen ausgewertet und genutzt werden, um die Nachrichten, die die zentrale Prüfung als Spam erkannt hat in einen bestimmten Ordner zu verschieben. Die notwendige Konfigurationsoberfläche sieht wie folgt aus:
filter_spam

Im Bereich Spam-Level geben Sie an, zu wie viel Prozent Wahrscheinlichkeit eine Nachricht Spam sein muss, damit Sie verschoben wird. Die Skala an der OVGU reicht dabei von 0 bis 10. D.h. der Standardwert 5 bedeutet 50%. Webmail selbst führt keine Prüfung durch sondern wertet lediglich das Ergebnis der serverseitigen Prüfung aus. Auch wenn Sie den Wert größer 50% setzen, wird auf dem Mail-Server der Betreff der Nachricht bereits bei einer Wahrscheinlichkeit von 50% um einen Warnhinweis erweitert. D.h. die Markierung der Nachricht im Betreff kann über die Webmail-Oberfläche nicht gesteuert werden! Setzen Sie einen Wert kleiner 50% können Sie Webmail dazu bringen Nachrichten, die serverseitig noch nicht als Spam klassifiziert wurden, als unerwünscht zu behandeln.

In der zweiten Option geben Sie an, in welchen Ordner Nachrichten verschoben werden sollen, die Ihr vorgegebenes Spam-Level überschreiten.

Grundsätzlich haben Sie auch durch Erstellung einer allgemeinen Filterregel die Möglichkeit Spam-Nachrichten zu verarbeiten, indem der Warnhinweis im Betreff ausgewertet wird. In der "Spamfilter"-Einstellung haben Sie keine Möglichkeit eine automatische Löschung zu konfigurieren. Dies muss über eine entsprechende Filterregel bei Bedarf erfolgen.

 

Grundsätzliche Weiterleitungen

Im Bereich "Weiterleitung" können Sie festlegen, dass ALLE Nachrichten automatisch an eine oder mehrere Adressen weitergeleitet wird. Beachten Sie: Für Mitarbeiter ist das automatisierte Weiterleiten der Nachrichten an eine externe (d.h. außerhalb der OVGU) E-Mail-Adresse bzw. E-Mail Anbieter untersagt (siehe entsprechendes Verwaltungsrundschreiben).

Die Oberfläche zur Einstellung der Weiterleitung ist in folgendem Bildschirmfoto dargestellt:
filter_forward

Wenn Sie das Optionsfeld nicht mit einem Häkchen versehen werden die Nachrichten nur Weitergeleitet und es verbleibt KEINE Kopie der Nachricht in Ihrem OVGU-Postfach.
Im darunterliegenden Textfeld können Sie eine oder mehrere E-Mail-Adressen angeben, an welche die Mails weitergeleitet werden. Beachten Sie, dass ggf. auch private Nachrichten weitergeleitet werden.

Individuelle Filterregeln

Achten Sie darauf, dass (unabhängig davon ob Sie die vorgegebene Regel zur SPAM-Verarbeitung oder eine eigene Regel erstellen) die SPAM Verarbeitung vor dem evtl. Senden einer Abweseneheitsmeldung ausgeführt wird und die Abarbeitung nach Ausführung der SPAM-Regel stopt. Verschieben Sie notfalls die SPAM-Regel an den Anfang des Filterskriptes, indem Sie mit der Maus über die Bezeichnung der Regel navigieren, bis sich der Mauszeiger in enien Vierfachpfeil ändert, und die Regel dann bei gedrückter linker Maustaste nach oben verschieben.

 Neben der Nutzung der vorgefertigten Filtermöglichkeiten, können auch individuelle Regeln erstellt werden. Klicken Sie dazu im Menü links auf "Neue Regel". Anschließend wird Ihnen die Oberfläche zum Erstellen einer neuen Regel angezeigt, die im folgenden Bildschirmfoto dargestellt ist:
filter

Im oberen Bereich geben Sie den Namen der Regel ein. Dieser dient der Wiedererkennung der Regel innerhalb der Webmail-Oberfläche. Im nächsten Bereich geben Sie ein oder mehrere Kriterien an, die zutreffen müssen, damit eine später definierte Aktion ausgeführt wird. Mit den beiden Auswahlmöglichkeiten "ALLE" und "EINER" wählen Sie, ob die Bedingungen "und" bzw. "oder" verknüpft werden sollen.

Das folgende Bildschirmfoto zeigt eine exemplarische Regel zum Löschen von SPAM-Mails:

filter_rule_spam

Mit der Auswahlliste "Wählen Sie ein Feld aus" wählen Sie zunächst ein Kriterium, zu welchem Sie anschließend eine Bedingung angeben wollen. Am häufigsten werden Sie "Betreff", bei welchem die Betreffzeile ausgewertet wird,  oder "Von", bei welchem der Absender ausgewertet wird, verwenden. Nachdem Sie ein Feld zur Auswertung gewählt haben, wird Ihnen neben der Feldauswahlliste eine Auswahlliste für eine Bedingung angezeigt. Hier wählen Sie eine für Sie in Betracht kommende Bedingung. Im dahinter angezeigten Textfeld, geben Sie den Wert an, der mit der gewählten Bedingungsfunktion auf das gewählte Feld geprüft werden.

Im Bereich "Dieses tun:" wählen Sie anschließend eine Aktion aus, die auf eine Nachricht ausgeführt werden soll, wenn die vorher definierten Bedingungen zutreffen. Wenn Sie die Nachricht automatisch in einen vorher angelegten Ordner verschieben wollen, wählen Sie die Aktion "Ausliefern in Ordner.." und wählen Sie anschließend den Ordner. Bei Weiterleitungen geben Sie die Empfängeradresse an. Beachten Sie, dass bei Weiterleiten, keine Kopie in Ihrem Postfach bestehen bleibt. Möchten Sie eine Kopie Ihrer Nachricht in Ihrem Postfach behalten, wählen Sie die Aktion "In meinem Posteingang ausliefern und weiterleiten nach...".

Wenn Sie den Haken bei "Weitere Überprüfung anhalten, wenn diese Regel zutrifft?" setzen, werden keine weiteren Regeln bei Zutreffen der definierten Regel ausgeführt.

Wenn Sie die Regel speichern, wird das geänderte Regelwerk auch in Ihrem Postfach aktiviert. Die Regeln arbeiten nun unabhängig von der Webmail Nutzung.

Die Reihenfolge der Regeln

Die Regeln werden in der Reihenfolge abgearbeitet, wie Sie in der Filterübersicht dargestellt sind. Um die Reihenfolge zu ändern, bewegen Sie die Maus in die Zeile einer Regel, die verschoben werden soll. Bewegen Sie die Maus dabei hinter die Aufschrift, bis sich das Symbol in einen Vierfach-Pfeil verändert. Jetzt können Sie durch gedrückt Halten der linken Maustaste die Regel an eine andere Stelle in der Ausführungsliste verschieben.

Letzte Änderung: 19.04.2017 - Ansprechpartner: Webmaster
 
 
 
 
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