Hinweise zur SPAM Abwehr

Was ist SPAM?

Im Duden wird SPAM als „unerwünschte massenhaft per E-Mail oder auf ähnlichem Wege versandte Nachrichten“ (http://www.duden.de/rechtschreibung/Spam#Bedeutung1) beschrieben. Neben dem offensichtlichen SPAM gibt es auch Nachrichten, welche für den einen Nutzerkreis unerwünscht aber für einen anderen von Interesse sind. Die Filterung von solchen Nachrichten stellt eine Herausforderung dar, da die unterschiedlichen und teils gegensätzlichen Bedürfnisse der verschiedenen Nutzer Beachtung finden müssen.

Welche Maßnahmen werden zur SPAM-Bekämpfung im Mail-Bereich eingesetzt?

Grundsätzlich werden alle empfangenen und gesendeten Mails auf unseren zentralen Mailservern auf Viren und SPAM geprüft. Dafür wird eine entsprechende Software der Firma Sophos eingesetzt. Diese arbeitet auf Basis von Signaturen, die im 5 Minuten Zyklus aktualisiert werden. Dennoch ist Erkennung einer SPAM-Nachricht von der Qualität der durch Sophos bereitgestellten Signaturen abhängig.
Als zweite Maßnahme wird bei eingehenden Mails geprüft, ob der sendende Server bereits als SPAM-Verbreiter bekannt ist. Ist dies der Fall lehnt die OVGU die Annahme aller Mails dieses Servers für einen gewissen Zeitraum ab.

Was passiert, wenn eine SPAM-Nachricht erkannt wurde?

Wird eine Nachricht als SPAM erkannt, wird in den Kopfzeilen der E-Mail der Header "X-PMX-consideredAsSpam: yes" eingefügt

Ich habe eine SPAM-Nachricht erhalten, die nicht als SPAM markiert wurde!?

Die Qualität der SPAM-Erkennung hängt von den bereitgestellten Signaturen ab. Wenn Sie eine SPAM Nachricht ehrhalten haben, die nicht als SPAM makriert ist, können Sie den Hersteller unserer Anti-SPAM Software diese Mail zukommen lassen. Dort werden diese "Proben" (Samples) analysiert und ggf. die Signaturen erweitert. Die OVGU betreibt keine weiteren Aufwändigen Prüfungen des Inhaltes oder pflegt weitergehende Listen, die zusätzlich Nachrichten als SPAM markieren.

Wie Sie dem Hersteller unserer Anti-SPAM-Software eine nicht als SPAM markierte SPAM Mail übersenden können, ist hier beschrieben: https://www.sophos.com/de-de/support/knowledgebase/23113.aspx

Wie soll ich als Nutzer auf als SPAM erkannte Nachrichten reagieren?

Da eine als SPAM markierte Nachricht im Zweifelsfall für bestimmte Nutzergruppen doch von Relevanz sein kann, hat das URZ keine allgemeingültige Verfahrensweise für den Umgang mit solchen Mails implementiert. Als Nutzer können Sie sich aber im Zuge der Erleichterung der Organisation Ihres Mail-Verkehrs eine grundsätzliche Verfahrensweise mit diesen Mails selbst konfigurieren.
So ist es denkbar, dass Sie bspw. alle markierten Nachrichten in einen bestimmten Ordner verschieben oder diese automatisiert entfernen lassen. Diese Automatismen können Sie über Regeln für Ihr Postfach selbst definieren.

Bitte stellen Sie sicher, dass Sie keine Automatischen Antworten (bspw. Abwesenheitsmeldungen) auf SPAM Nachrichten senden. Zum einen legitimieren Sie Ihre Adresse gegenüber den SPAM-Versendern und zum anderen besteht die  Gefahr, dass die Server der OVGU selbst auf sogenannte Schwarze Listen landet.

Abhängig von Ihrem Postfachtyp gehen Sie zur automatischen Verarbeitung vom SPAM-Nachrichten wie folgt vor:

 

Ferner dolumentiert die zentrale Viren-/SPAM-Prüfung die Wahrscheinlichkeit, mit welcher eine Mail Schadhaft ist, in den Kopfzeilen (sog. Headern) der Mail. Dort wird nach der Prüfung ein zusätzlicher Header (X-PMX-Spam:) eingefügt, welcher die Wahrscheinlichkeit enthält, dass die Mail schadhaft ist.

Letzte Änderung: 06.11.2017 - Ansprechpartner:

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