Geschäftsordnung zur Softwarebeschaffung

1. Grundsätze der Programmversorgung

(1) Die Versorgung mit Rechnerprogrammen aus zentralen Haushaltsmitteln soll  jedes System-, Netz-  und Anwendungsprogramm beinhalten, für das

  • Lizenzen zu  seiner dauernden oder befristeten Nutzung,
  • Produkte (Lizenz,  Programmdateien auf Datenträgern, Dokumentation u. a.),
  • Updates/Upgrades (Aktualisierungen auf neue Version) oder
  • Wartungen für bestimmte Fristen an der Universität benötigt werden. 

(2) Aus zentralen Haushaltsmitteln wird vorrangig später erkannter Erweiterungs und Aktualisierungsbedarf an Programmen für Rechner im Bereich der Universität beschafft, nachdem die Rechner bereits bei ihrer Beschaffung für den vorgesehenen Verwendungszweck möglichst komplett  mit den benötigten Programmen ausgestattet wurden.

(3) Die zentralen Haushaltsmittel für die Programmversorgung werden vorrangig für die Beschaffung von Programmen für die Lehre und Grundlagenforschung verwendet.

(4) Die Programmversorgung verfolgt die Ziele:

  • für den jeweiligen Verwendungszweck das qualitativ beste Programm zu beschaffen bei Berücksichtigung des Preis/Leistungsverhältnisses,
  • auf möglichst einheitliche Programmausstattung für den gleichen Verwendungszweck in weiten Bereichen der Universität hinzuwirken, d. h. eine für die Nutzer möglichst einheitliche informationelle Infrastruktur zu schaffen.

Mit der letzten Zielstellung soll Arbeitsaufwand der Universitätsangehörigen für die Einarbeitung in konkurrierende Programme vermieden werden, die Kommunikation mit und über diese Programme sowie deren Betreuung erleichtert werden und die Programme kostengünstiger beschafft und gewartet werden können.

(5) Die Programmversorgung aus zentralen Haushaltsmitteln wird aus Kostengründen auf bestimmte, leistungsfähige und aktuelle Plattformen konzentriert, für die mittelfristig eine kompatible Weiterentwicklung vom Rechnerhersteller zugesichert wird, die von den wesentlichen Programmherstellern berücksichtigt werden und für die sich die Universität entschieden hat.

(6) Die Aufgabe der Programmversorgung aus zentralen Haushaltsmitteln durch das Universitätsrechenzentrum ordnet sich ein in den Verantwortungsbereich des Universitätsrechenzentrums für die Einführung, Förderung, Betreuung und Durchführung fortgeschrittener, informationeller Technologien an der Universität.

2. Verfahrensweise der Programmversorgung

(7) Die Medizinische Fakultät versorgt sich selbst mit Rechnerprogrammen aus ihrem Anteil aus Haushaltsmitteln der Universität. Der Bedarf und die Beschaffung von Programmen, die in der Medizinischen Fakultät und in anderen Bereichen der Universität gebraucht werden, wird zwischen Universitätsrechenzentrum und Medizinischer Fakultät abgestimmt.

(8) Die zentralen Haushaltsmittel für die Programmversorgung der übrigen Fakultäten, des Universitätsrechenzentrums und der anderen zentralen Einrichtungen (im folgenden kurz Fakultäten genannt) werden für das laufende Haushaltsjahr durch die Geräte- und EDV-Kommission des Senats prozentual auf die Fakultäten aufgeteilt.

Das Universitätsrechenzentrum erhält zwei Anteile, einen Anteil für die Ausstattung seiner eigenen Rechner (zentrale Server und Arbeitsplatzrechner in den Labors für Nutzer der Universität sowie Arbeitsplatzrechner seiner Mitarbeiter) und einen Anteil für die universitätsweite Versorgung mit Programmen.

(9) Die zentralen Haushaltsmittel für die Programmversorgung im nächsten Haushaltsjahr werden auf Vorschlag des Universitätsrechenzentrums geplant und in der Geräte- und EDV-Kommission beraten. Die Planung basiert auf der Zuarbeit der Fakultäten, d.h. der erwarteten Anzahl installierter Rechner, deren Programmausstattung, der Ausstattungsnormen, dem Betrag der Vorjahre und dem Mittelbedarf für die Beschaffung der Programme aus zurückgestellten Anträgen.

(10) Die Versorgung der Universität mit Programmen aus zentralen Haushaltsmitteln erfolgt durch das Universitätsrechenzentrum auf Antrag der Struktureinheiten nach Beratung in der Fakultät. Die Fakultät prüft die sachliche Begründung und Beschaffbarkeit aus dem Fakultätsanteil.

(11) Die formulargebundenen Anträge können jederzeit an das Universitätsrechenzentrum gerichtet werden und müssen enthalten:

  • genaue Bezeichnung des Programms und Anzahl der benötigten Exemplare
  • genaue Bezeichnung des Typs, die exakte Angabe des Betriebssystems des Rechners, auf dem die Programme genutzt werden sollen
  • Einzelnetto- und Gesamtpreis sowie das dazugehörige Angebot des günstigsten Anbieters (nicht erforderlich für gängige PC-Programme)
  • die Begründung des Bedarfs 
  • Name und Unterschrift des Leiters und der Struktureinheit

(12) Die Anträge werden durch das Universitätsrechenzentrum geprüft auf gleichartige, vorhandene oder beantragte Programme, Kompatibilität zur Programmumgebung soweit wie möglich, günstiges Preis/Leistungsverhältnis u. a., um den Antragsteller gegebenenfalls zu beraten.

(13) Änderungen oder Stornierungen von Anträgen müssen beim Universitätsrechenzentrum umgehend auf den Antragsformularen eingereicht werden.

(14) Die Programme werden zu den günstigsten Konditionen beschafft, die von den Anbietern geboten werden, und nach der Beschaffungsordnung der Universität.
Als Kompromiß zwischen schneller Bedarfsbefriedigung und kostengünstiger Beschaffung hält das Universitätsrechenzentrum eine Frist ein von höchstens 3 Monaten zwischen Antragseingang und Bestellung beim Anbieter. Von den Struktureinheiten als sehr dringend signalisierte Anträge werden umgehend bearbeitet. Die Antragsteller werden spätestens 4 Wochen nach Antragseingang beim Universitätsrechenzentrum über den jeweils vorgesehenen Bestelltermin informiert.

(15) Alle vom URZ beschafften Programme werden für die Universität beschafft und an die beantragende bzw. nutzende Struktureinheit ausgeliehen. Dadurch ist eine Umsetzung mit Einverständnis der betroffenen Struktureinheit in eine andere möglich. Das Universitätsrechenzentrum führt einen Nachweis über die von ihm beschafften Programme der Universität. Die Programme werden körperlich oder als Zugangsberechtigung zu einem Programmdepotserver des Universitätsnetzes übergeben.

Die Übergabe erfolgt an den DV-Beauftragten, den diesbezüglich autorisierten Vertreter des Leiters der Struktureinheit. Er ist dem Universitätsrechenzentrum von der Struktureinheit schriftlich zu benennen. Der DV-Beauftragte unterschreibt stellvertretend für den Leiter der Struktureinheit das Übergabe-  und Übernahmeprotokoll und die Verpflichtung zur Einhaltung der Lizenzbestimmungen in der Struktureinheit und ist für den Nachweis der Programme in der Struktureinheit verantwortlich.

(16) Die Geräte- und EDV-Kommission des Senats kontrolliert die Verwendung der zentralen Haushaltsmittel für die Programmversorgung der Universität. Das Universitätsrechenzentrum berichtet der Geräte- und EDV-Kommission nach dem Sommer- und Wintersemester. Der Bericht weist nach Fakultäten und Struktureinheiten geordnet die beschafften Programme und ihre Kosten aus. NachVorliegen des Berichts am Ende des Wintersemesters werden die Anteile der Fakultäten für das laufende Jahr festgesetzt.

Nach dem Sommersemester werden die Struktureinheiten über den Stand der Bearbeitung ihrer Anträge informiert und aufgefordert, Anträge über den Fakultätsanteil hinaus zu stellen. Deren Beschaffung wird durch das  Universitätsrechenzentrum eigenverantwortlich so gesteuert, dass bis zum Kassenschluß des Haushaltsjahres die verfügbaren, gesamten Mittel möglichst vollständig ausgenutzt werden können. Die Bearbeitung dieser Anträge wird mit Beginn des neuen Haushaltsjahres zu Lasten der neuen Fakultätsanteile fortgesetzt.

(17) Diese Geschäftsordnung tritt mit ihrer Veröffentlichung in Kraft und ersetzt die vorhergehende Regelung.

Verantwortlich für die Ausfertigung: Geräte- und EDV-Kommission des Senats
genehmigt durch das Rektorat: Prof. Dassow,  17.08.1994

Letzte Änderung: 02.07.2019 - Ansprechpartner: IT-Service